Hitta rätt kontorslokal – Guide till rätt kontor för ditt företag

Budget:

Sammanställ en total budget för att investera i er nya kontorslokal. Räkna inte bara med hyran, utan tänk även påföljande:

• Flyttkostnader: Detta inkluderar kostnader för transport av kontorsmöbler och utrustning, eventuella kostnader för flyttfirma, emballage och packning samt eventuell nedmontering och uppmontering av möbler och teknik. Om det är en större flytt kan det även innebära extra kostnader för lagring av föremål under flyttperioden.
  
• Renoveringar och anpassningar: Tänk på eventuella renoverings- och byggkostnader för att anpassa lokalen till era behov. Detta kan inkludera målning, golvbyten, installation av väggar eller partitioner, uppgradering av el- eller VVS-system och eventuella justeringar för att uppfylla arbetsmiljökrav. Om det är en äldre lokal kan det även finnasbehov av att uppgradera eller reparera strukturella element som fönster eller dörrar.
  
• Nya möbler och teknik: Budgetera för inköp av möbler som skrivbord, stolar, förvaringslösningar och möbler till mötesrummen.Det kan också vara nödvändigt att uppgradera eller köpa ny teknik, så som datorer, skrivare, telefoner, projektorer och annan utrustning som krävs för att skapa en produktiv arbetsmiljö. Glöm inte bort kablar, laddningsstationer och annan infrastruktur.

Råd: Ha alltid en buffert för oväntade kostnader som kan uppkomma underprocessens gång. Addera en extra säkerhetsmarginal för att täcka allt från prisökningar på byggmaterial till oväntade anpassningar som kan behöva göra sunder renoveringen eller flytten. Detta gör att ni kan hantera eventuella överraskningar utan att överskrida er ursprungliga budget.

Geografiskt läge - Var ska den ligga?

Geografiskt läge ären viktig faktor när man väljer kontorslokal, både för medarbetare och kunder.Tänk på om det är viktigt att lokalen ligger nära kollektivtrafik, om det finnsparkeringsmöjligheter eller om det behövs plats för cykelparkering. Dessutomkan adressen påverka företagets image, så det är viktigt att överväga hurplatsen reflekterar varumärket och vilka signaler den sänder till bådeanställda och externa parter.

Hur många anställda påverkar valet avlokal?

Börja med att kartlägga antalet anställdaidag och fundera över framtiden.

• Planerar ni att växa de närmasteåren? Er nya kontorslokal ska inte bara passa nuvarande personalstyrka utanockså ge utrymme för expansion.
• Har ni hybridarbete som påverkarhur kontoret används? Behöver alla en egen arbetsplats, eller kan ni satsa påflexibla lösningar?

Exempel: Ett mindre kontor med fri placering kan vara en kostnadseffektivlösning för företag med många som arbetar på distans.

Hur stor lokal behöver ni?

För att bestämma storleken på erkontorslokal utgår ni från antalet anställda och beräknar hur mycket platsvarje person behöver. Standardmåttet är 15 kvadratmeter per person, men dettakan variera beroende på möblering, arbetsplatsens typ och era specifika behov.Om ni planerar för lokaler med stora gemensamma ytor eller en optimerad layout,minskar ni behovet av individuella ytor. Genom att noggrant tänka på ertarbetsflöde och hur utrymmet används, kan ni skapa en effektiv och funktionellkontorsmiljö.

Behöver ni några mötesrum/tysta utrymmen?

En välfungerande arbetsmiljö kräver enbalans mellan öppna ytor för samarbete och avskilda rum för fokus och möten.Fundera på följande aspekter när ni planerar lokalen:

• Kartlägg era mötesbehov: Hur många möten hållsdagligen? Har ni främst interna-, externa- eller hybridmöten? Behöver ni storakonferensrum eller mindre mötesrum?
  
• Skapa variation: Planera för en mix av små rumför enskilda samtal, medelstora rum för teammöten och ett större konferensrumför workshops eller presentationer.
  
• Behöver ni tysta platser: Fundera på om nibehöver "tysta rum" eller “poddar” som det också kallas, för mindredigitala möten eller när medarbetaren behöver fokusera? Är de skyddade ifrånljud och buller från era öppna ytor? Läs mer omtysta rum
  
• Satsa på flexibilitet: Kan vissa rum användasför flera ändamål? Finns det möjlighet att skapa tillfälliga ytor vid behov?Lunchrummet kan exempelvis också vara ett konferensrum.
  
• Engagera medarbetarna: Fråga era anställda vadde tycker saknas i er nuvarande arbetsmiljö. Det ger värdefulla insikter införflytten.

Ladda ner vår mall för medarbetarundersökning.

Öppet eller stängt kontorslandskap - vad passar er?

Diskutera för- och nackdelar med öppna och slutna lösningar. Öppna landskap främjar samarbete, medan slutna kontor germer fokus och lugn. Eller vill ni ha en kombination? Många företag väljer idagaktivitetsbaserade kontor där olika områden anpassas efter arbetsuppgifterna. Läs mer om flexibla lösningar

Teknik och infrastruktur - vad behöver ni?

Säkerställ att lokalen uppfyller era tekniska behov för att skapa en produktiv och effektiv arbetsmiljö. Tänk påföljande:

• Internetanslutning: Finns det tillgång tillsnabbt och stabilt internet, som kan hantera både interna och externakommunikationsbehov?
• Eluttag och nätverksanslutningar: Är eluttagoch nätverksanslutningar tillräckliga för alla era anställda och den utrustningsom behövs? Planera för tillräckligt med uttag i varje arbetsstation ochgemensamma utrymmen.
• Anpassning för ny teknik: Behöver lokalenanpassas för ny teknik, såsom smarta skrivbord, videokonferensutrustning ellerandra avancerade lösningar? Det kan vara nödvändigt att bygga in kablage förmötesrum eller installera särskilda system för ljud och bild för attsäkerställa att tekniken fungerar smidigt i alla arbetsytor.